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Dans mes conversations avec mes clients dentistes, on me pose souvent la question de ce qui fait un bon management de cabinet dentaire. Le management est une notion à la fois simple et complexe et pourtant c’est souvent le facteur clés de succès de la réussite ou de l’échec de beaucoup de structures, et en particulier de cabinets dentaires Le magazine « cadres et dirigeants » nous donne une bonne définition de ce qu’on peut attendre d’un manager de votre cabinet dentaire : « Un manager est un cadre qui conduit une équipe, il définit les méthodes et les priorités qui permettront d’atteindre les objectifs de l’entreprise. » Le manager est ainsi le maître de manœuvre. Certaines hiérarchies s’expriment au niveau stratégique et d’autres au niveau plus tactique, opérationnel. Un troisième niveau assure la coordination entre les deux autres. Pour une stratégie efficace et efficiente, il faut être visionnaire, percevoir l’orientation précise vers laquelle on souhaite diriger son activité.  Approche de ce qu'est "un bon manager"Un bon manager est donc avant toutes choses le garant d’un résultat à travers l’exécution d’une vision et d’un plan. Ça n’est pas tout, bien sûr, mais la base du management est là; si l’on en revient au cabinet dentaire et que l’on veut manager un cabinet, des questions évidentes apparaissent :
Autant d’aspects qui font partie de la vie d’un « manager » et donc en particulier d’un responsable de cabinet dentaire. Le constat que je fais aujourd’hui, en visitant des cabinets dentaires depuis une dizaine d’années, est que ce genre « d’organisation » existe peu, malheureusement. Les seules approches de management mise en œuvre dans les cabinets sont plus orientées « gestion RH » que « management ». Elles se réduisent souvent à un point matinal permettant de régler l’organisation de la journée, et un point annuel sur les questions de développement personnel. 1.Manager pour sécuriser le développement du cabinetOr si nous revenons au premier point évoqué, votre vision du développement du cabinet, qu’avez-vous définit sur ces sujets ?
Si vous pouvez déjà répondre à ces questions de façon successive, vous n’avez plus qu’à formaliser l’ensemble et votre stratégie prendra forme. 2.Manager pour organiser Pour ce qui est de la gestion de votre organisation, de votre planning, des choix seront à faire ne fonction des priorités définies. En effet aujourd’hui en tant que patron de votre cabinet vous êtes souvent davantage centré sur la gestion de votre planning afin de réduire le plus possible l’attente pour le patient. Mais qu’en est il de vos priorités dans ce cas ? Si vous souhaitez développer l’implantologie ou l’esthétique, comment augmenter le temps passé avec ces patients ? Car on ne fera pas plus demain avec l’organisation d’hier ! Comment repenser le planning en incluant vos priorités ? Comment dispatcher les taches au sein de votre équipe (quand cela est possible) afin de pouvoir vous consacrer à votre spécialité ? Comment résoudre les problèmes posés par las patients au téléphone qui veulent un RDV au plus vite ? Comment former vos assistantes sur ces aspects ? Si vous vous posez ces questions, et pouvez organiser votre planning vous avez une deuxième partie de réponse, vous passez d’un rêve à un plan d’actions. 3.Manager pour fédérer, faire réussir et accompagner Pour ce qui est de vos associés ou collaborateurs dentistes, vous devez les impliquer des le départ dans vos réflexions, voir concevoir le projet avec eux, même si dans certains cas ils sont réticents ; il s’agira dans ce cas de votre première action de management… convaincre ses propres collègues de l’intérêt de faire évoluer une structure. Il faudra pour cela que vous prépariez votre présentation, les arguments à présenter, avoir anticipé les questions qui ne manquerons pas d’arriver, et enfin repartir avec eux les différentes taches que vous aurez tous à accomplir afin de faire vivre votre stratégie et de l’assumer ensemble. Pour ce qui est de vos collaborateurs ; assistantes, secrétaires, nous sommes dans le management pur. En effet dans ce cas il faudra définir des objectifs pour chacun où chacune, qui peuvent porter sur des résultats ou sur des taches à accomplir ; savoir ensuite traduire ces objectifs en actions concrètes pour elles. Prenons un exemple, vous décidez de faire rappeler certains devis patients par votre assistante. Première chose à définir, combien de devis par semaine ou par mois ? Si 5 devis par semaine, combien de temps et quand dans la semaine ? Enfin, quel niveau d’efficacité, si les rappels ne donnent rien, c’est surement un problème dans la démarche mise en œuvre ? Nous touchons là à la dernière mission du management, savoir développer les gens afin de leur faire produire le moins d’efforts possible pour obtenir le maximum de résultats. Il faudra dans ce cas que vous écoutiez la façon de procéder de votre assistante, et que vous notiez les zones de défaillance afin de la convaincre de se former sur ce sujet. Vous aurez, au travers de l’ensemble de ces actions, accompli votre mission de Manager ! 4.Manager pour apporter la meilleure offre de soins à vos patients Enfin vous devrez informer, site internet, salle d’attente… vos patients de vos axes de développement par le biais de votre site internet qui devra être repensé en ce sens, et pourquoi pas utiliser votre salle d’attente (messages télé.) afin d’informer de votre nouvelle organisation, et d’un planning répondant à la demande de l’ensemble de vos patients.
Si vous suivez les différentes étapes de ce mini diagnostic managérial, vous aurez déjà acquis une démarche, et les premières réponses à vos questions, si vous souhaitez prolonger cette réflexion, n’hésitez pas à nous solliciter !
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AuteurJean-Paul MONTEL Archives
Septembre 2023
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