Les meilleures pratiques des cabinets dentaires qui réussissent.

En ma qualité de consultant en pratiques dentaires, je suis souvent interrogé sur les « meilleures pratiques » en cabinet dentaire. Le concept de meilleures pratiques est intéressant mais complexe. Il touche aussi bien les domaines de la relation patient que les domaines de la performance clinique, de la gouvernance, des finances et du leadership. Cette expérience m'a amené à réfléchir davantage à nos pratiques dentaires.
Un concept de meilleures pratiques serait-il un moyen utile de nous évaluer ? Bien sûr, il n'existe pas vraiment de cabinet dentaire moyen. Néanmoins, il est intéressant de réfléchir à ce concept pour voir si ce qui suit pourrait servir de "modèle d'excellence", sachant pertinemment qu'il n'existe pas de modèle unique. Comme je ne peux pas commencer à connaître la taille et la forme de vos aspirations et la place que vous pourriez occuper dans ce concept, je voudrais simplement vous inviter à lire cet article où je partage mon expérience de consultant dentaire et ensuite à écrire vos propres idées.

Explorez le terrain

​Demandez-vous quel est votre processus et réfléchissez à la manière dont vous mettez en œuvre les changements. Surtout, demandez comment vous allez évaluer les résultats de vos efforts.
La première étape, et de toute évidence la plus essentielle, de tout processus de construction, en particulier pour les cabinets dentaires, est de conceptualiser et de mettre par écrit la mission, la vision et les objectifs de votre cabinet. C'est le modèle, développé par vous et votre équipe, qui guidera et informera toutes les décisions qui devront être prises. Il existe un certain nombre de sites web sur lesquels il convient de faire des recherches afin de clarifier la signification de ce langage. Ne tombez pas dans le piège de penser que ce processus est trop générique ou trop aéré simplement parce qu'il n'implique pas de technique ou de clinique dentaire. Sans ce modèle, vous ne saurez jamais où vous êtes par rapport à ce que vous voulez être. N'oubliez pas que tout ce dont nous parlons doit être assorti d’indicateurs ; tout doit pouvoir être mesuré.
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Vous êtes dans une routine ?

​L'étape suivante consiste à identifier les principales voies de notre quête de meilleures pratiques dentaires, et l'une d'entre elles est évidente : il s'agit du côté pratique - les compétences que nous avons ou voulons développer pour nous-mêmes et nos équipes. Avec quelle habileté réalisons-nous des interventions esthétiques, et qu'en est-il des interventions endodontiques et parodontales ? Qu'en est-il de notre service d'hygiène et du vaste domaine en pleine expansion de la gestion des tissus mous ? Quels sont les avantages de s'adresser aux personnes nouvellement sensibilisées à la santé dans votre cabinet ? Et la liste est longue. La question est la suivante : faisons-nous ce que nous voulons et croissons-nous en tant que dentistes, ou sommes-nous tombés dans la routine du "j'ai toujours fait ceci ou cela" ? Les routines sont séduisantes, car elles deviennent presque comme de la nourriture réconfortante ou des émissions de télévision engourdissantes. De plus, il n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît de s'en sortir. Peut-être la question difficile serait-elle : "Quelles sont vos routines ? Une fois identifiées, il est beaucoup plus facile d'en sortir.

Un corollaire à cette question des routines concerne votre équipe. 
Les dimensions qui me semblent les plus importantes à travailler en ce qui concerne les cabinets dentaires touchent aux aspects de pilotage du cabinet et gestion de la relation patient, tous deux sous-estimés et sous traités par l’ensemble des cabinets dentaires.
La principale cause est en lien avec le manque de formation initiale sur ces sujets, mais n’explique pas pourquoi vous vous sur formés souvent sur certaines parties techniques de votre métier, mais jamais, ou très peu dans ces domaines !

Pilotage du cabinet

On me parle souvent de management au sein des cabinets dentaires, mais manager est une activité bien définie qui consiste dans le fait d’accompagner sa structure dans l’atteinte de ses objectifs, impliquer l’ensemble de la structure et permettre sa réussite.
Définir des objectifs 
Quels objectifs entre associés ?
Quels objectifs définissez-vous à vos assistantes et secrétaires ?
Comment évaluez-vous leurs compétences, et les aspects sur lesquels les développer ?
Comment les accompagnez-vous ? 
Quel est l'avantage d'apprentissage pour chacun d'entre eux ? 
Quelles sont les nouvelles technologies et techniques qu'ils devraient apprendre ? 
Les aidez-vous, ou les retenez-vous ?
 Êtes-vous un modèle d'apprentissage et de croissance, ou avez-vous du mal à définir un plan de développement pour votre équipe ?

Communication patient
Organiser la communication cabinet en veillant à ce qu’elle soit en ligne avec votre vision du développement de votre structure 
 Votre site, votre communication en salle d’attente viennent compléter votre travail sur le positionnement du cabinet :
Voulez vous vous spécialiser, et comment informer vos futurs patients ?
Que voulez vous dire à vos patients en salle d’attente ?
Quels documents remettre, et quel message ? 
Votre communication au téléphone :
Les appels doivent être scénarisés et pratiqués de manière à ce qu'ils soient chaleureux, amicaux et naturels. Des stratégies doivent être élaborées pour chaque catégorie d'appel.
Comment gérer un rdv de détartrage, face à un patient exigeant ?
 Comment gérer les urgences ?

Mais surtout, asseoir votre rôle de soignant en développant l’aspect humain, comprendre les problèmes personnels qu’ils veulent résoudre est une garantie pour vous de les satisfaire.
Savez vous toujours ce que votre patient recherche quand une reconstruction importante doit être réalisée pour lui ??
Veut-il se sentir mieux au travail, au sein de sa famille dans sa vie associative, et pourquoi cela ?
Pourquoi vient-il vous voir à ce moment précis ?
Quant le patient est en plus confronté à un reste à charge important, la somme à investir est souvent le critère le plus simple à mesurer !! et il emporte malheureusement souvent la décision.

Enfin le comportement de l’équipe
Le concept de meilleure pratique peut également être élargi pour inclure ce que nous portons dans le cadre professionnel, et je pense que la coordination des vêtements que votre équipe porte véhicule l'image la plus professionnelle. Nous devons donc également inclure la tenue vestimentaire du praticien dans cette évaluation.
La meilleure pratique pour l'aspect et la convivialité de nos bureaux va au-delà des salles d'attente et de traitement. Des salles d’attente propres, soignées et parfaitement hygiéniques sont absolument essentielles. Les messages importants, tant positifs que négatifs, sont transmis de cette manière non verbale à nos patients ; ils sont souvent assez subliminaux, mais parce qu'ils ne sont pas dits, ils n'en sont pas moins significatifs. On remarque les magazines d'actualité, les tables bien rangées, et même les fleurs fraîches.
​Rendez l'expérience agréable, y compris par une musique appropriée.

Commentaires de conclusion

​Je pense que nous devrions commencer à réfléchir à la manière dont nous pourrions nous intégrer dans un modèle de meilleures pratiques. Il y a beaucoup de choses que nous pouvons faire pour améliorer l'image globale de notre pratique et pour commencer à commercialiser notre pratique d'une manière qui peut être facilement réalisée même en ces temps économiques. Mais ce n'est pas seulement l'image de la pratique, c'est la pratique elle-même qui s'améliore.

Souvenez-vous de la vieille blague du canard : "Si vous marchez comme un canard, parlez comme un canard, et ressemblez à un canard... devinez quoi - vous êtes un canard !
Souvenez-vous, la meilleure pratique ultime peut devenir le sourire sur le visage de chacun.
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